Harmonogram wystąpień i regulamin

Regulamin oceny i kwalifikacji prac naukowych

1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady zgłaszania abstraktów, ich oceny, kwalifikacji oraz procedur formalnych związanych z prezentacją podczas konferencji.
2. Organizatorem procesu recenzyjnego jest Komitet Naukowy Konferencji OncoSphere.
3. Niniejsze zasady obowiązują wszystkich autorów, współautorów oraz recenzentów.

2. Warunki zgłaszania prac

1. Na Konferencję przyjmowane będą tylko prace oryginalne, kazuistyczne (tzw. „case reports”) oraz przeglądowe.
2. Abstrakty powinny być zgłaszane za pomocą dedykowanego formularza zgłoszeniowego udostępnionego przez organizatora.
3. Abstrakt musi być sporządzony w języku polskim, w objętości określonej przez Komitet Naukowy (do 3500 znaków ze spacjami).
4. W abstrakcie nie mogą znajdować się dane pozwalające na identyfikację autora, współautorów ani jednostki naukowej. Abstrakt nie może zawierać odwołań do literatury, wykresów ani innych grafik.
5. Każdy autor może zgłosić dowolną liczbę prac, jednak organizator zastrzega sobie prawo do ograniczenia liczby przyjętych zgłoszeń na jednego prezentującego.
6. Autor zgłaszający deklaruje, że praca jest oryginalna oraz nie była wcześniej prezentowana na innych konferencjach naukowych, chyba że zostanie to jasno wskazane w zgłoszeniu.
7. Praca oryginalna musi mieć charakter strukturalny i zawierać następujące elementy: Wstęp, Cel pracy, Materiały i metody, Wyniki oraz Wnioski.
8. Streszczenie pracy typu case report musi zawierać: Wstęp, Opis przypadku i Wnioski
9. Streszczenie pracy przeglądowej musi zawierać: Wstęp, Metodykę, Wyniki a także Wnioski.
10. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzenia korekt redakcyjnych w zgłoszonych abstraktach w przypadku występowania rażących błędów językowych, stylistycznych lub merytorycznych, bez ingerencji w treść naukową pracy.
11. Każda praca musi mieć opiekuna pracy.
12. Dopuszcza się podanie maksymalnie dwóch opiekunów naukowych dla jednej pracy.

3. Przydział prac do sesji tematycznych

1. Autor w formularzu wskazuje sugerowaną sesję tematyczną.
2. Komitet Naukowy zastrzega sobie prawo przeklasyfikowania pracy do innej sesji, jeśli uzna to za zasadne merytorycznie.
3. Informacja o ostatecznym przydziale sesji będzie przekazana autorowi wraz z wynikami recenzji abstraktu.

4. Zasady poufności i konflikt interesów

1. Proces recenzyjny abstraktu odbywa się z zachowaniem procedury double-blind, a proces oceny wystąpień podczas obrad Komitetu Naukowego ma miejsce po zakończeniu każdej sesji/wystąpień.
2. Recenzenci abstraktów są zobowiązani do zachowania pełnej poufności co do treści prac.
3. Recenzenci nie mogą recenzować abstraktów: powiązanych z ich jednostką naukową; autorstwa osób, z którymi pozostają w relacji zawodowej lub osobistej; dotyczących obszarów, w których mają inne powiązania mogące wpływać na obiektywność oceny.
4. W przypadku ujawnienia konfliktu interesów recenzent zobowiązany jest niezwłocznie zgłosić ten fakt i wycofać się z recenzowania abstraktu.

5. Proces recenzyjny abstraktów

1. Każdy abstrakt jest oceniany przez dwóch niezależnych recenzentów wyznaczonych przez Komitet Naukowy; w sytuacjach wymagających rozstrzygnięcia, przez trzeciego recenzenta.
2. Ocena obejmuje:
   • punktową ocenę według ustalonych kryteriów,
   • komentarz opisowy w formie oceny jakości i sugestii merytorycznych.
3. Recenzenci mają obowiązek oceniać prace rzetelnie, obiektywnie i terminowo.
4. Prace niespełniające wymogów formalnych (vide §2) są odrzucane przed etapem recenzji merytorycznej.

6. Kryteria oceny prac

1. Każda praca jest oceniana w pięciu kategoriach, od 1 (ocena najniższa) do 5 (najwyższa):
   • oryginalność i nowatorskość podejścia: nowa perspektywa, unikalne wnioski, wkład w wiedzę naukową,
   • znaczenie naukowe lub kliniczne pracy: wpływ na praktykę kliniczną, potencjał translacyjny, znaczenie dla pacjentów,
   • metodyka badawcza i poprawność analizy danych: adekwatność metod, jakość wyników, rzetelność statystyczna,
   • jasność, struktura i komunikatywność abstraktu: przejrzystość językowa, logiczny układ treści, poprawność terminologiczna,
   • zgodność z tematyką sesji i profilem konferencji: adekwatność do obszaru onkologii i kierunków tematycznych konferencji.
2. Maksymalna możliwa ocena jednej recenzji: 25 punktów.

7. Kwalifikacja prac

1. Abstrakty uzyskujące najwyższe średnie ocen zostają zakwalifikowane do prezentacji ustnej.
2. Ostateczną decyzję o kwalifikacji prac i formie prezentacji podejmuje Komitet Naukowy.
3. Na podstawie sumarycznej punktacji, obejmującej abstrakt i wystąpienie, Komitet Naukowy przyznaje nagrody dla:
   1. najlepszych prezentacji ustnych w każdej z sesji (miejsca I-II oraz wyróżnienie),
   2. nagrody specjalnej przewodniczącego Komitetu Naukowego.

8. Ocena wystąpień podczas konferencji

1. Jeżeli praca została zakwalifikowana do wygłoszenia, dodatkowej ocenie podlega jej ustna prezentacja (1–5 pkt każde):
   1. umiejętność prezentacji i komunikatywność: jasność wypowiedzi, tempo mówienia, kontakt z publicznością, logiczne prowadzenie narracji,
   2. struktura i czytelność slajdów: przejrzystość wizualna, hierarchia informacji, brak przeładowania treścią, profesjonalizm,
   3. znajomość tematu i kompetencje merytoryczne: pewność odpowiedzi na pytania, znajomość danych i metodologii, umiejętność obrony tez pracy,
   4. wartość dydaktyczna wystąpienia: czy prezentacja przekazuje wiedzę w sposób angażujący i zrozumiały, potencjał inspirujący dla odbiorców,
   5. dostosowanie czasu wystąpienia do ograniczeń regulaminowych: przestrzeganie limitu czasu, brak dygresji, dyscyplina prezentacyjna.
2. Maksymalna ocena prezentacji ustnej: 25 pkt.
3. Łącznie za abstrakt oraz sposób prezentacji praca może uzyskać maksymalnie 50 pkt.
4. Czas prezentacji ustnej wynosi 7 minut, po których przewidziane jest 3 minuty dyskusji.
5. Autorzy prac zakwalifikowanych do prezentacji ustnej są zobowiązani do przesłania prezentacji po otrzymaniu informacji o kwalifikacji, na adres e-mail wskazany w wiadomości organizacyjnej, w formacie PowerPoint (.ppt/.pptx) lub PDF.

9. Informowanie autorów i komunikacja

1. Informacja o wynikach oceny abstraktu zostanie przekazana autorowi korespondencyjnemu drogą elektroniczną, a ocena wystąpień podczas konferencji pozostaje niejawna.
2. Autorom abstraktów mogą zostać przekazane uwagi recenzentów, o ile recenzenci wyrazili zgodę na ich udostępnienie.
3. Decyzje Komitetu Naukowego są ostateczne i nie podlegają odwołaniu.

10. Prawa autorskie i prawo cytatu

1. Autorzy zachowują pełne prawa autorskie do swoich prac.
2. Organizator ma prawo udostępniać tytuł i abstrakt pracy w materiałach konferencyjnych oraz programie, zarówno drukowanym, jak i elektronicznym.
3. Autorzy wyrażają zgodę na nagranie i publikację prezentacji lub dyskusji w ramach konferencji.

11. Postanowienia końcowe

1. Przesłanie pracy na konferencję oznacza akceptację niniejszego regulaminu.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym dokumentem decyzje podejmuje Komitet Naukowy.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w regulaminie, z zachowaniem zasady, że nie będą one działać wstecz.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.