Regulamin spotkania naukowo-szkoleniowego: Ogólnopolska Konferencja „II. Wrocławskie Spotkanie Medycyny Laboratoryjnej”.

Wrocław, 26 marca 2021 r.

Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy dokument jest regulaminem spotkania naukowo-szkoleniowego: Ogólnopolska Konferencja „II. Wrocławskie Spotkanie Medycyny Laboratoryjnej”, zwanego dalej Konferencją.
  2. Konferencja zostanie przeprowadzona 26 marca 2021 r. w formie on-line.
  3. Organizatorem Konferencji jest Katedra Analityki Medycznej Uniwersytetu Medycznego im. Piastów Śląskich we Wrocławiu z siedzibą we Wrocławiu 50-556 przy ul. Borowskiej 211A we współpracy z Wrocławskim Oddziałem Polskiego Towarzystwa Diagnostyki Laboratoryjnej, zwani dalej Organizatorem.
  4. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
  5. Uczestnikami Konferencji są w szczególności diagności laboratoryjni (pracownicy medycznych laboratoriów diagnostycznych) i naukowcy, lekarze, przedstawiciele innych zawodów medycznych i doktoranci.
  6. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski.
  7. W ramach Konferencji odbędą się trzy sesje naukowe, sesja warsztatowa, sesja plakatowa i konkurs na najlepszy plakat oraz prelekcje firm związanych z medycyną laboratoryjną.
  8. Odpłatne uczestnictwo w Konferencji upoważnia Uczestnika do:
    – udziału we wszystkich sesjach naukowych i dyskusjach oraz sesji plakatowej
    – otrzymania certyfikatu potwierdzającego uczestnictwo w konferencji
  9. Uczestnictwo w sesji warsztatowej jest dodatkowo osobno rejestrowane według kolejności zgłoszeń.
  10. Zwolnieni z opłaty konferencyjnej są Wykładowcy. Mają oni takie same prawa jak pozostali Uczestnicy.
  11. Zwolnieni z opłaty konferencyjnej są studenci i pracownicy Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu. Mają oni takie same prawa jak pozostali Uczestnicy, przy czym studenci nie mogą uczestniczyć w sesji warsztatowej.
  12. Rejestracja na Konferencję może zostać zakończona wcześniej niż przewidziano w Regulaminie w przypadku wyczerpania liczby miejsc.
  13. Terminy wszystkich wydarzeń związanych z Konferencją są dostępne na stronie internetowej Konferencji (www.konferencje.umed.wroc.pl/wroclawskiespotkanieml) oraz fanpage’u Konferencji.
  14. Uczestnik zobowiązuje się do śledzenia zmian w Regulaminie i aktualności na stronie internetowej Konferencji.

Zasady uczestnictwa w Konferencji

  1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest zgłoszenie uczestnictwa oraz uiszczenie opłaty za udział w Konferencji zgodnie z warunkami i w terminie określonymi w niniejszym Regulaminie.
  2. Udział czynny oznacza przesłanie streszczenia pracy i jej zaprezentowanie w formie plakatu w sesji plakatowej. Przynajmniej jeden autor pracy musi być aktywnym Uczestnikiem Konferencji. Plakat może mieć tylko jednego autora prezentującego.
  3. Studenci, którzy chcą wziąć udział w Konferencji zgłaszają uczestnictwo przez wysłanie wiadomości e-mail na adres: wroclawskiespotkanieml@gmail.com i nie dokonują opłaty. W wiadomości podają imię i nazwisko, wydział, kierunek, rok studiów oraz numer albumu.
  4. Zwolnieni z opłaty i obowiązku zgłoszenia uczestnictwa są Wykładowcy.
  5. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji dokonywane jest przez wypełnienie Formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej pod adresem https://www.konferencje.umed.wroc.pl/wroclawskiespotkanieml/rejestracja/ nie później niż do 12 marca 2021 r. włącznie.
  6. Opłatę za udział w Konferencji należy przesłać na konto wskazane przez Organizatora w terminie do 7 dni kalendarzowych od daty zgłoszenia uczestnictwa.
  7. Każdy zarejestrowany Uczestnik biorący czynny udział w Konferencji otrzyma certyfikat uczestnictwa w Konferencji oraz punkty edukacyjne. Uczestnicy, którzy rozwiążą test wiedzy i uzyskają przynajmniej 60% punktów, otrzymają tzw. punkty twarde.
  8. Koszt udziału w Konferencji Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
  9. Regulamin przygotowania streszczeń i plakatów stanowi załącznik 1 do niniejszego Regulaminu.
  10. Regulamin konkursu prac i nagradzania stanowi załącznik 2 do Regulaminu Konferencji.

Wypełnianie formularza zgłoszeniowego

  1. Osoby, które zarejestrowały się przed pierwszym planowanym terminem konferencji (27.03.2020 r.) i opłaciły udział, nie wypełniają ponownie formularza zgłoszeniowego.
  2. Formularz zgłoszeniowy jest dostępny na stronie internetowej Konferencji w zakładce Rejestracja.
  3. Formularz zgłoszeniowy wypełnia każdy Uczestnik biorący udział w Konferencji.
  4. Osoby będące współautorami i nieuczestniczące w Konferencji nie wypełniają formularza zgłoszeniowego.
  5. Dane podane w formularzu zgłoszeniowym Organizator uznaje za ostateczne po przesłaniu formularza przez Uczestnika.
  6. Formularz zgłoszeniowy należy wypełniać używając pełnych nazw, bez użycia skrótów.

Zgłoszenie chęci uczestnictwa w sesjach warsztatowych

  1. Zgłoszenie na sesję warsztatową następuje przez wysłanie wiadomości e-mail na adres podany w zakładce „Warsztaty” na stronie internetowej Konferencji po wcześniejszym wypełnieniu Formularza zgłoszeniowego na Konferencję.
  2. Zapisy na warsztaty realizowane są według kolejności zgłoszeń.
  3. Na sesji warsztatowej „Diagnostyka laboratoryjna w monitorowaniu zdrowia reprodukcyjnego człowieka” jest dostępnych 20 miejsc.
  4. Wiadomość e-mail powinna zawierać: tytuł wybranego warsztatu, imię i nazwisko uczestnika, miejsce zatrudnienia, numer telefonu kontaktowego.
  5. W ciągu dwóch dni roboczych od wysłania zgłoszenia Uczestnik otrzyma wiadomość potwierdzającą zapisanie na sesję warsztatową lub na listę rezerwową.
  6. W przypadku zwolnienia się miejsca kolejna osoba z listy rezerwowej zostanie poinformowana telefonicznie o możliwości wzięcia udziału w sesji.

Opłaty

  1. Wysokość opłaty za uczestnictwo w Konferencji jest następująca:
    – zgłoszenie do 12.03.2021 r. włącznie – 100 zł
  2. Opłatę należy wnosić przelewem na konto:

    Uniwersytet Medyczny im. Piastów Śląskich we Wrocławiu
    Nr konta: BZ WBK XXXV O/Wrocław
    PL 35 1500 1793 1217 9000 9997 0000
    W tytule wpłaty należy wpisać: II. WSML – imię i nazwisko uczestnika
  3. Organizator wystawia fakturę tytułem dokonanych wpłat na życzenie wyrażone przez Uczestnika w Formularzu zgłoszeniowym.
  4. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie 7 dni kalendarzowych od daty wysłania Formularza zgłoszeniowego upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, w tym udziału w wybranej sesji warsztatowej, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

Rezygnacja z udziału w Konferencji

  1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacji można dokonać przez wysłanie wiadomości na adres e-mail: wroclawskiespotkanieml@gmail.com.
  2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji opłata konferencyjna podlega zwrotowi o ile zostanie dokonana do 26 lutego 2021 r. włącznie. Po tym terminie rezygnacja jest możliwa, ale bez zwrotu opłaty konferencyjnej.
  3. Zwrot kosztów nastąpi do 30 dni od przesłania rezygnacji.

Postanowienia końcowe

  1. Wysłanie Formularza zgłoszeniowego wydanego przez Organizatora oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także zobowiązanie się do przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
  2. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji jest równocześnie potwierdzeniem wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora na potrzeby Konferencji i na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz.U. 133 z dnia 29 października 1997 r., poz. 833., tekst jednolity, Dz.U. z 2016 r. poz. 922). Uczestnik jest upoważniony do wglądu do danych oraz ich modyfikacji.
  3. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Konferencji.
  4. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej Konferencji.
  5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

Załącznik 1 do Regulaminu Ogólnopolskiej Konferencji „II. Wrocławskie Spotkanie Medycyny Laboratoryjnej”.

Regulamin przygotowania streszczeń i plakatów

Termin nadsyłania streszczeń został przedłużony do końca lutego 2021 r.

  1. W programie konferencji przewidziana jest sesja plakatowa, w czasie której możliwe będzie przedstawienie prac w formie plakatów w dziedzinie diagnostyki laboratoryjnej/nauk medycznych (maksymalna liczba to 60 prac). Preferowane będą prace oryginalne.
  2. Streszczenie wraz z aktualną afiliacją autorów należy przygotować i przesłać do końca lutego 2021 r. za pomocą formularza do wysyłania streszczeń dostępnego w zakładce „streszczenia” na stronie internetowej Konferencji https://www.konferencje.umed.wroc.pl/wroclawskiespotkanieml/abstrakty/. Po przesłaniu streszczeń autorzy w ciągu 2 dni roboczych otrzymają wiadomość zwrotną informującą, czy praca została przyjęta.
  3. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odrzucenia prac niespełniających powyższych kryteriów, w tym merytorycznych, oraz informują, że wszystkie streszczenia zostaną sprawdzone programem antyplagiatowym.
  4. Wszystkie przyjęte streszczenia zostaną opublikowane w materiałach konferencyjnych.
  5. Plakat powinien spełniać następujące kryteria:
    • orientacja pozioma (format A1)
    • powinien zawierać tytuł, imiona i nazwiska oraz afiliację autorów
    • powinien posiadać czytelnie wyodrębnione odpowiednie części
      a) w przypadku pracy oryginalnej: wstęp, cel pracy, materiały i metody, wyniki, wnioski i – jeśli to konieczne – spis piśmiennictwa
      b) w przypadku pracy przeglądowej: treść plakatu i spis piśmiennictwa (maks. 10 pozycji, pochodzących głównie z ostatnich 5 lat).
    • wszystkie grafiki powinny być zaopatrzone w opis w języku polskim. Grafiki zapożyczone można przedstawić na plakacie wyłącznie z podaniem źródła.
  6. Przygotowany plakat należy przesłać w formacie .pdf do 18 marca 2021 r. na adres e-mail wroclawskiespotkanieml@gmail.com.

Załącznik 2 do Regulaminu Ogólnopolskiej Konferencji „II. Wrocławskie Spotkanie Medycyny Laboratoryjnej”.

Regulamin konkursu prac i nagradzania

  1. W konkursie biorą udział doniesienia w formie plakatu.
  2. Członkowie Komitetu Organizacyjnego i Naukowego nie mogą brać udziału w konkursie, przy czym ich prace mogą być prezentowane.
  3. Prace będą oceniane pod kątem wartości merytorycznej, aktualności przedstawionego problemu i jego ważności dla współczesnej diagnostyki laboratoryjnej, a także staranności przygotowania i spełnienia wymogów formalnych przedstawionych w Załączniku 1.
  4. Przewidziane są trzy nagrody za prace. Są to nagrody rzeczowe. Nagrody zostaną przesłane na adres autora prezentującego, podany w formularzu zgłoszeniowym.
  5. Sesja plakatowa będzie prezentowana od otwarcia do zamknięcia Konferencji.
  6. Formularz oceny plakatu.